Definice systému

Systém je uspořádání několika buněk se svými specifickými vlastnostmi a jejich vzájemné propojení do určité struktury s jasnými vzájemnými vztahy - v uspořádaném celku.

Bezchybně fungující a neustále prověřovaný systém je základ efektivně běžících procesů a následně pak celé firmy.

Naopak - různé omyly (někdy nazývané "chybky"), nedorozumnění, dohady pracovníků co kdo měl a má jak udělat a zorganizovat, kde se má co ukládat ... kdy se budou odesílat podklady pro fakturace atd. ukazují na nedokonalosti v organizačním systému, někdy s příměsí neúcty a nerespektu k němu. V takovém "systému" převládají nepropojené některé buňky/oddělení a neúplně ošetřená propojení, nesprávně nastavený rozsah buněk/oddělení a další podobné nedokonalosti.


Jaké nešvary se ukazují v systému jako zatěžující?
(uvádím jen několik základních)
- A - neznalost VŠECH vazeb a spojení (obvykle se tvrdí, že znalost systému = to moje oddělení a nejbližší vazby k oddělením, se kterým se spolupracuje na denní bázi - toto je považováno za postačující) aby však bylo možné správně a pružně reagovat při řešení nenadále vzniklých méně častých situací, je vhodné mít kompletní znalosti o celém systému
- B - systém není aktualizován - jak byl stvořen, tak stojí, a co komu utkvělo v mysli, je jeho pracovní radius. Takový organizační systém rozhodně není nápomocen výrobě a míjí se účinkem. Organizační systém je ze své podstaty "živý organismus", který se musí vyvíjet s ohledem na nově vzniklé potřeby vnitřní, tak i vnější. Proto až dopracovávání dalších buněk a jejich propojení ukazuje, že systém je aktuální, živý, fungující a reaguje na všechny přicházející podněty. Takto jsou vytvořeny výtečné podmínky pro samotnou výrobní činnost.
- C - organizační systém řídí a spravuje jakési "uskupení úředníků", které sice demokraticky (a částečně alibisticky) udržuje celý systém, ale s výraznými prvky nejednotnosti. Celý systém musí mít jediného "dirigenta" který jej bude řídit a s přispěním dalších kolegů udržovat akceschopný, přiměřeně rozsáhlý a propojený takovými vazbami, které umožňují efektivní provoz. Je považováno za velmi přínosné, když v systému spolupracují všichni jako tým, ale řídit jej může jen jedna osoba.
- D - lidé ve firmě sice pod tlakem vedení udržují nějaký zastaralý, neúplný - až nefunkční systém, ale ve skutečnosti pracují spontánně, podle osobních postojů vůči vzniklým situacím, bez širšího - celostního pohledu. Nesystémové, a naoko fungující organizační systémy vedou postupem času vždy k zásadním komplikacím ve výrobě, k neefektivitě, zvýšené závadovosti, zmetkovitosti a nárůstu přímé nákladovosti ve výrobním procesu. A je jen otázka času, kdy dopad veškerých nesystémovostí pocítí i zákazník.
- E - neúcta, nerespekt a někdy až arogance vůči organizačnímu systému z mnoha různých důvodů je přímá cesta k jeho narušení a jeho postupné degradaci. Právě naopak - úcta, respekt, vnímání organizačního systému jako zdravé jádro firmy a pozitivní postoje k němu ! je velmi důležitý stabilizační aspekt! Možná až klíčový faktor úspěchu firmy! - Disciplinované postoje všech kolegů vůči organizačnímu systému a osobní angažovanost každého zúčastněného vytváří nejlepší podmínky pro následné spolehlivé a efektivní řízení všech výrobních, i podpůrných procesů.

Tady je možné najít základy pro naplnění záměru - produkovat kvalitní a spolehlivé výrobky podle požadavků zákazníka.

V okamžiku, kdy bude celý organizační systém odladěn a lidé v něm se budou chovat přesně podle popsaných pravidel, je dosaženo cíle - vytvoření fungujícího organizačního systému.

Mnohdy se zhroucení organizačního systému firmy přirovnává k narušení a kolapsu operačního systému v osobním počítači. Jsou to situace velmi podobné.

Do operačního systému počítače narušení přichází z vnějšku s nějakým typem "viru", který má počítač záměrně poškodit, či zničit.
Anebo hrubým, neodborným zásahem laické obsluhy, která má primární záměr systému pomoci. Ale pokud je to zásah přímo do systémových souborů počítače... ?! ...
Systémové soubory počítače jsou sice výrobcem do jisté míry chráněny (ve firmě by jej měl chránit onen "dirigent"), ale pokud má takový laický odborník potřebu nutně vyladit systémové soubory operačního/organizačního systému podle svých osobních představ - je to reálná cesta k narušení celého systému.
Výsledkem bývá typické omezení funkčnosti systému, nevýkonnost až k postupná nefunkčnost.



Komentář k obecné definici.
Definovat něco znamená jednoznačně určit hranice (co nejvíce a co nejpřesněji) nějakého předmětu - nebo konání.
Ať to na první pohled vypadá jednoduše, mnohdy dá velkou práci popsat třeba rozsah působení činnosti některého pracovníka, či procesu. Řadoví pracovníci (D), kteří konají každou směnu téměř stejnou práci je snadné popsat. Definovat jejich pozice a rozsah práce.
Složitější práce je režijními (THP) pracovníky a rozsahem jejich práce.
Nejtěžší je to s pracovníky údržby infrastruktury, topiči, uklízecí četou a dalšími - přímo nepřiléhajícími k výrobnímu procesu, ALE přeci významným dílem přispívají tvořením podmínek pro výrobní linky.

Pokud bude definice procesu, nebo činnosti nepřesná, a s takovou nepřesností bude pozice včleněna do celého systému výroby, potom chod takové výroby bude touto nepřesností vážně poznamenán.
Lze si asi snadno představit, že čím je rozsáhlejší systém, tím více vzniká příležitostí pro vznik nedokonalostí a samotný chod potom připomíná spíše asi "ne-chod". Celý systém bude z významné části nefunkční.

Pokud je vlastník systému, či procesu bdělý a pravidelně vyhodnocuje efektivitu systému, procesu, či služby, může si povšimnout, že některá definice s časem zastarala a bude potřeba takovou definici předefinovat - aktualizovat. Neboli vymezit nové hranice. Toto se děje například při přezkoumání systému, nebo při kontrolách funkčnosti (výrobního) procesu.

Snad nejvýraznější je "předefinovávání činnosti" sportovce - např. fotbalisty prostřednictvím trenéra.
Kdo sledoval někdy nějaký zápas, možná uviděl jak trenér rudý vzteky řve na hráče a udílí jim pokyny = připomíná, či předefinovává jejich role na pozicích kde hrají, aby tak lépe naplnili zamýšlený herní systém, který má být lepší, než soupeřův ... a má jejich tým dovést k vítězství.
Ve sportu je to velmi podobné jako ve firmě.
Pokud se však trenérovi nedaří, a zajde za jakousi únosnou mez, je rozhodčím vykázán z hřiště. Pak trenér již předefinovávat nemůže a vše je jen na hráčích samotných.

Různé systémové kontrolní činnosti je vhodné volit úměrně s důležitostí, významem a s možnými riziky procesů, nebo služeb. Možná postačí 1 x ročně. Ale je také možné, že bude potřeba při náběhu nových sérií výrobků takové prověrky funkčnosti procesů provádět 1 x měsíčně. Je to velmi individuální činnost. Je potřeba mít na zřeteli také charakter odvětví průmyslu a typ výrobku, nebo služby.
Bude určitě rozdíl mezi rizikovými hutěmi, či výrobou zdravotnického materiálu vs. myčka aut, prodej novin. Spolu s rozsahem a kontrolní činností systému je potřeba kalkulovat náklady a vidět ekonomický dopad na celé podnikání.